「情報共有」の目的は「創造・開発」から「組織活性」を生み出すこと

Webコミュニケーションツール・クラウド型情報共有ツールとは何か?~

組織内の情報を共有することが重要だということは誰もが理解しています。そのツールとしてWeb上で情報を共有するクラウド型情報共有ツールが数多く登場しています。本サイトは、見えない情報をいかに「見える化」しながら
 ①どのようにして情報共有を実現していくのか?
 ②直近の目的は何なのか? 
 ③トータルで何をめざすのか?
といった3点に絞って情報共有ツールの実践的な利用法を解説します。解説の前に、最近Webコンテンツ制作などで注目を集めている情報編集力と、ビジネス編集力について紹介します。
情報共有とクラウドツール

情報編集力とビジネス編集力について
新聞de元気山口編集La★boは情報の定義を「情報とは他者も自身も幸せになる価値」としています。参考サイトはこちら→編集のひろば
情報は「目や耳に飛び込む」かたちで存在します。ビジネスシーンでは、刻々と変化する状況のなかで判断材料として採用したり仮説や最適解を得るためのエビデンスとすることもあります。しかし、あらゆる情報を外部から収集するわけではなく、内部のコミュニケーションによって常にやりとりされています。
常に、情報の発信者と受信者がいて相互に自分の思考や組織の方向性と照らし合わせ(共有)、無意識であっても仮説(創造)を立てて行動(活性)に移しています。情報とは、共有から頭のなかで行動を創造し、場合によっては新たな動きを開発し、行動を活性化させるための判断材料になっています。

時間とともに変化する情報はクラウドが適している
日常業務のなかでの言葉の交換は頭のなかにインプットするだけ、あるいはメモを取っておくだけで済みますが、他部署との連携や大人数の意見交換や会議などで生まれる情報は議事録として残しておく必要も生まれます。
では、なぜ情報共有が必要なのでしょうか。あるいは重要視されるのでしょうか。
共有する必要がある情報は、大きく「固定した情報」と「日々進化する情報」に分けることができます。
固定した情報とは、企業理念や売上目標やスローガンなど大きな枠組みで理解して実践している共有価値です。一方日々変化する情報とは、会議やプロジェクトの進行状況、日報など日々蓄積される情報など時系列のなかで新たな判断や発想が必要となる情報です。
つまり、固定した情報は紙にプリントアウトして掲示することで共有という目標を実現することができるけれども、日々進行し部署を超え多くの人たちから生み出される新たな思考から新たな価値が発信されている情報については、その1つひとつを議事録を作成して配布することはコストパフォーマンスから適切でないことは言うまでもありません。
そこで、クラウド型の情報共有ツールが登場してきたのです。クラウド型情報共有ツールのメリットは、その場にいない人でも情報を共有できるという最大のメリットがありますが、もう1つ大きな役割を果たします。それが、その場にいない人も意見や感想を書き込むことができるという点です。発信者となることによって、間接的であってもグループに参加するチャンスを得ることによって、モチベーションも高くなります。
こうして、他部署にまたがる大勢の人たちの多様な意見(情報)が1つのステージ(クラウド型の情報共有ツール)に上で共有されると、その場にいない人たちもデータに基づく判断や考え方(主張)を反映させることができるようになります。

情報共有が実現しにくい3つのネックとは
それでも、情報共有はなかなか思うように進みません。当然、帰属意識が薄い人もいますが、それ以上にもっと複雑な問題もあります。それが、増える一方の情報を整理する人の存在です。
情報には、データなど数値で見える情報と、個人の考え方に基づく情報があります。データは一見、客観的で正確なイメージがあってすぐに情報として共有できると考えがちですが、実際はそうでもありません。
データにもさまざまあります。マスコミ各社が調査データをもとに政党支持率などをニュースとして発信しますが、調査対象者(年齢や年収の違いなど)によって数値は異なります。また、もともと低い数値を「5ポイント上昇」として発信するのか、「年代別にみると若年層の支持が2%減少」として報道するのかによって、印象はものすごく違います。数値で示すことができるデータでさえ、情報編集者の意図とストーリーの組み立てによって変わってくるものです。マスコミの偏向報道が叫ばれる理由もここにあります。

[蓄積された情報の問題]
 ①個々の発信者の意図に沿ったシナリオに基づいた情報(主張)である
 ②その場の思いつきでエビデンスのない情報(アイデア)も含まれている
 ③客観的に見て集約した方向性が見えてくる一方で捨ててしまった情報(知ることはできない)もある

いわゆる情報編集力という枠組みのなかに分類されるスキルですが、その前に情報共有が実現しにくい3つのネックを挙げておきます。発信者から離れて特定の場に集約された「情報」としての価値の問題です。発信者の意図の違いに加えて、情報を受ける側の知識や考え方の影響も受けて、情報の本来の姿が歪んでしまうことも出てきます。これが意見の多様化ですが、いずれ1つの方向に集約しなければなりません。そこで、蓄積された範囲の情報でも共有が難しくなってしまう受け手の個性から生まれるネックについても確認しておくことにします。

[情報の受け手の問題]
 ①その場にいないと臨場感やニュアンスが伝わらない
 ②受け手の知識や経験・考え方によって理解にズレが生まれる
 ③膨大な情報に翻弄されて本来重要となる価値が埋没してしまう可能性がある

では最初に戻って・・・・
 ①どのようにして情報の共有化を実現していくのか ②目的は何なのか ③何をめざすのか
という3つについて具体的に解説していきます。次記事へ続きます・・・・